À l’ère du tout numérique, la gestion et la conservation des documents liés aux ressources humaines deviennent un véritable défi pour les entreprises comme pour les salariés. Le coffre-fort numérique Arkevia de Cegedim SRH s’impose aujourd’hui comme une solution incontournable pour sécuriser, centraliser et préserver ces documents sensibles dans un environnement conforme aux normes les plus strictes. Forte de son expertise en sécurité informatique et en archivage numérique, Arkevia offre ainsi un accès pérenne à vos documents RH, simplifiant grandement leur gestion.
Face à une réglementation évolutive depuis 2017 qui autorise la transmission électronique des bulletins de paie sans consentement préalable, les entreprises se doivent d’adopter des outils fiables pour garantir la confidentialité et la préservation des informations. Arkevia répond parfaitement à ces exigences en proposant un espace personnel sécurisé pour chaque salarié, accessible à tout moment, même en cas de changement d’employeur. Cette solution assure ainsi une tranquillité d’esprit essentielle, tout en optimisant la gestion documentaire en entreprise.
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En bref :
- Arkevia est une solution SaaS développée par Cegedim SRH pour la gestion sécurisée et la conservation des documents RH pendant 50 ans.
- La plateforme est conforme à de multiples certifications, notamment la norme NF Z42-013, ISO 27001 et la certification HDS, garantissant un très haut niveau de sécurité informatique.
- Depuis 2017, la loi autorise l’envoi des bulletins de paie au format électronique sans consentement préalable, positionnant Arkevia comme un outil légal et fiable.
- MyArkevia est l’interface utilisateur qui offre un accès simple et constant aux documents personnels, accessible même après un départ de l’entreprise.
- Cegedim SRH compte plus de 350 clients, avec des acteurs majeurs comme Leroy Merlin, démontrant la confiance dans sa solution de gestion documentaire numérique.
- La solution facilite grandement le travail des services RH en réduisant les coûts liés à l’impression et à la gestion manuelle des documents.
Table des matières
- 1 Une solution innovante pour sécuriser et centraliser vos documents RH
- 2 Garantir la sécurité informatique et la confidentialité avec Arkevia
- 3 Le cadre légal des bulletins de paie électroniques : enjeux et obligations
- 4 Accompagnement et expérience utilisateur : faciliter la prise en main de MyArkevia
- 5 Arkevia, un standard en gestion documentaire pour les grandes entreprises
- 5.1 Qu’est-ce qu’Arkevia et à qui s’adresse cette solution ?
- 5.2 Comment Arkevia garantit-elle la confidentialité de mes documents ?
- 5.3 Quelle est la durée de conservation des documents dans Arkevia ?
- 5.4 Puis-je accéder à mes documents même après avoir quitté mon entreprise ?
- 5.5 Que faire si je perds mon mot de passe d’accès ?
- 6 À propos de l'auteur
Une solution innovante pour sécuriser et centraliser vos documents RH
Arkevia, édité par Cegedim SRH, s’affirme comme une solution innovante dans le secteur de la gestion documentaire grâce à sa capacité à centraliser tous les documents RH essentiels dans un coffre-fort numérique sécurisé. Lancée en 2017, cette plateforme s’adapte aux besoins des entreprises modernes en offrant un espace dédié à chaque salarié où sont stockés bulletins de paie, contrats de travail, attestations ainsi que d’autres documents administratifs.
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Cette centralisation facilite l’accès instantané et permanent aux documents, libérant les salariés des démarches fastidieuses auprès des services RH lorsqu’ils ont besoin d’un document précis. Le système repose sur un modèle simple mais efficace : l’employeur dépose les documents, le salarié consulte et conserve en toute sérénité. Ce processus convient aussi bien aux grandes entreprises qu’aux groupes internationaux qui nécessitent une gestion documentaire robuste et conforme aux exigences réglementaires françaises et européennes.
Le développement d’Arkevia s’inscrit dans la stratégie globale de Cegedim SRH, un acteur reconnu avec un chiffre d’affaires de 649 millions d’euros en 2025, visant à digitaliser et automatiser les processus RH. La plateforme offre une interface intuitive et sécurisée qui contribue à la transformation digitale des services ressources humaines, tout en respectant pleinement la réglementation en vigueur.
Un exemple intéressant est celui de Leroy Merlin, où des milliers de salariés accèdent quotidiennement à leurs documents grâce à cette solution, simplifiant grandement leur parcours administratif. Cette réussite témoigne de la robustesse et de la fiabilité d’Arkevia dans un contexte professionnel exigeant.
Les avantages concrets pour les entreprises et les salariés
L’utilisation d’Arkevia génère plusieurs bénéfices pour ses utilisateurs :
- Réduction des coûts : suppression des frais d’impression, de stockage physique et d’envoi postal des documents.
- Accessibilité permanente : consultation et téléchargement des documents à tout moment, que ce soit depuis un ordinateur ou une application mobile dédiée.
- Sécurité renforcée : intégration d’algorithmes de chiffrement avancés et d’une politique « zéro connaissance » garantissant la confidentialité totale des documents.
- Conformité légale : respect strict des obligations de conservation et des normes RGPD, assurant ainsi la pérennité juridique des archives.
- Support à la mobilité professionnelle : accès continu aux documents RH, même après un changement d’employeur, évitant la perte ou l’oubli de pièces administratives importantes.
Garantir la sécurité informatique et la confidentialité avec Arkevia
Dans un contexte où la protection des données personnelles est devenue primordiale, la sécurité informatique d’Arkevia constitue un pilier fondamental de son succès. La plateforme intègre plusieurs certifications majeures qui attestent de la robustesse de ses mécanismes de protection des données.
Parmi ces certifications figurent la norme ISO 27001, garantissant un management rigoureux de la sécurité de l’information, et la NF Z42-013, qui certifie que l’archivage électronique des documents a une valeur probante conforme aux exigences légales. Cette dernière est particulièrement rare et apporte une garantie importante quant à la conservation pérenne des bulletins de paie électroniques.
L’obtention de la certification HDS (Hébergeur de Données de Santé) est un autre indicateur clé de la qualité du service, souvent réservé aux solutions médicales, mais ici appliqué à la gestion documentaire RH pour garantir un niveau de protection supérieur. Ce positionnement différencie Cegedim SRH sur un marché concurrentiel.
Au cœur du dispositif, Arkevia utilise un chiffrement AES 256 bits de bout en bout, assurant que les documents sont cryptés dès la création et ne peuvent être découverts que par leur propriétaire, grâce à une politique stricte de maîtrise des clés de déchiffrement. Ainsi, même les équipes techniques ne peuvent accéder au contenu, garantissant une confidentialité totale.
Enfin, l’hébergement en France soumet la plateforme et les données stockées au cadre légal français et européen, renforçant la protection RGPD et limitant les risques liés à l’externalisation des données sur des serveurs étrangers. Cette combinaison garantit une tranquillité d’esprit autant pour les employeurs que pour les salariés.
Tableau des certifications clés d’Arkevia et leurs implications
| Certification | Domaine de conformité | Implications pour la sécurité et archivage |
|---|---|---|
| ISO 27001 | Gestion de la sécurité de l’information | Assure un management rigoureux et un contrôle continu des risques informatiques |
| NF Z42-013 | Archivage électronique à valeur probante | Garantit la conservation pérenne et juridiquement reconnue des documents archivés |
| SOC 2 & SOC 3 | Sécurité des systèmes informatiques | Assure les meilleures pratiques pour la disponibilité, confidentialité et intégrité des données |
| HDS | Hébergement de données de santé | Exige une conformité plus stricte, appliquée ici à la gestion des documents RH |
Le cadre légal des bulletins de paie électroniques : enjeux et obligations
Depuis la loi Travail de 2016, la réglementation française a profondément transformé la remise des bulletins de paie aux salariés. Cette réforme autorise désormais les employeurs à envoyer les bulletins sous format électronique sans avoir à obtenir l’accord préalable du salarié, marquant ainsi un tournant majeur vers la dématérialisation.
Entré en application en 2017, ce dispositif légal est parfaitement intégré dans la conception d’Arkevia qui répond précisément aux exigences de conservation, de traçabilité et d’accessibilité imposées par le Code du travail. L’article L3243-2 stipule en effet que le bulletin électronique possède la même valeur juridique que son équivalent papier, pouvant être présenté en cas de contrôle ou lors d’une demande administrative.
De plus, l’article D3243-8 impose que les bulletins de paie électroniques restent accessibles pour une durée minimale de 50 ans après leur dépôt, ou au moins jusqu’au salarié atteigne l’âge de 75 ans, afin d’assurer une couverture complète de la vie professionnelle. Arkevia garantit ce respect légal grâce à une infrastructure pensée pour la pérennité à long terme des archives numériques.
Un autre aspect réglementaire phare concerne le droit du salarié à revenir au format papier s’il le souhaite. Ce choix doit être exprimé dans un délai de 30 jours après réception du bulletin électronique, faute de quoi le format numérique est considéré comme tacitement accepté. Pourtant, ce mécanisme reste peu connu, notamment chez les salariés peu familiers des outils numériques, ce qui souligne la nécessité d’accompagnement lors de la transition numérique en entreprise.
Pour en savoir plus sur ce cadre légal et son application concrète, consultez les analyses détaillées disponibles dans des ressources spécialisées telles que ce guide sur le coffre-fort numérique Arkevia, qui illustrent la conformité irréprochable de la solution dans ce domaine.
Les obligations incontournables pour les employeurs
- Assurer la conservation sécurisée des bulletins sur une durée minimale de 50 ans.
- Garantir la continuité d’accès, même après un changement de prestataire ou de cessation d’activité.
- Informer clairement le salarié sur ses droits liés au format électronique et à la possibilité de revenir au papier.
- Veiller à la confidentialité et la protection des données conformément au RGPD.
- Mettre en place un système d’archivage probant et sécurisé, doté de mécanismes de traçabilité des accès.
Accompagnement et expérience utilisateur : faciliter la prise en main de MyArkevia
Le succès d’une solution numérique ne repose pas seulement sur ses caractéristiques techniques. L’expérience utilisateur et l’accompagnement lors de la prise en main sont des facteurs essentiels pour garantir une adoption réussie. Pour Arkevia, cette réalité se traduit principalement par la simplicité du premier accès à l’espace personnel via MyArkevia, ainsi que par un support adapté.
Pour débuter, l’employeur génère un accès en envoyant un email au salarié contenant un matricule employé et un code secret temporaire. Ce dernier devra être utilisé lors de la première connexion sur MyArkevia afin d’activer son compte, créer un mot de passe personnel et valider son adresse email. Une fois ce processus terminé, tous les documents déposés par l’employeur deviennent immédiatement consultables.
La solution propose aussi une application mobile disponible sur iOS et Android, qui répond aux besoins croissants de mobilité professionnelle. Elle permet aux salariés d’accéder à leurs documents, de les télécharger et de les stocker localement, en toute sécurité, depuis leur smartphone. Cette mobilité favorise un usage quotidien et pratique, notamment pour les collaborateurs souvent en déplacement.
Toutefois, des défis subsistent autour de la première réception de l’email d’activation, parfois retardée ou difficile à retrouver (dossier spam), et de la gestion des accès en cas d’oubli de mot de passe, qui dépend du service RH. Ces freins font l’objet de retours réguliers, preuve que l’accompagnement personnalisé reste un levier d’amélioration important.
Pour aider à surmonter ces difficultés, des ressources telles que ce guide proposent des conseils pratiques pour faciliter la prise en main auprès des salariés, ce qui constitue un investissement rentable pour les entreprises.
Les bénéfices d’un accompagnement réussi
- Réduction du taux de blocage lors des premières connexions.
- Meilleure perception de la solution par les salariés moins familiers du numérique.
- Gain de temps pour les services RH qui voient diminuer les demandes d’assistance répétitives.
- Augmentation de l’usage de la plateforme, garantissant une gestion documentaire plus fluide.
- Renforcement de la confidentialité grâce à une gestion personnalisée des accès et mots de passe.
Arkevia, un standard en gestion documentaire pour les grandes entreprises
Avec plus de 350 clients, Arkevia s’est imposé comme un acteur incontournable auprès des grandes entreprises et des ETI françaises. Sa capacité à traiter des volumes massifs de documents RH lui confère une place de choix dans un marché en pleine mutation, où la digitalisation et la sécurité documentaire sont devenues des priorités stratégiques.
Des groupes majeurs comme Leroy Merlin, employant plusieurs dizaines de milliers de salariés, exploitent Arkevia pour centraliser et sécuriser leurs documents. Pour ces clients, l’intégration d’Arkevia au sein d’un écosystème plus large comprenant les solutions de paie et de gestion des temps de Cegedim offre une cohérence accrue et une simplification opérationnelle des ressources humaines.
Le positionnement d’Arkevia sur la certification HDS lui ouvre également des perspectives intéressantes dans le secteur de la santé, reconnu pour ses exigences spécifiques en matière de confidentialité et sécurité documentaire. Cette orientation stratégique souligne la capacité de Cegedim SRH à adapter son offre à des marchés de niche à forte valeur ajoutée.
Plus largement, la solution adresse un problème concret que de nombreux salariés rencontrent encore au quotidien : la perte ou le manque d’accès à leurs documents RH essentiels. En offrant un accès sécurisé 24h/24, même depuis un smartphone, Arkevia révolutionne la gestion documentaire professionnelle.
Qu’est-ce qu’Arkevia et à qui s’adresse cette solution ?
Arkevia est une solution de coffre-fort numérique éditée par Cegedim SRH, conçue pour centraliser, sécuriser et conserver les documents RH des salariés. Elle s’adresse principalement aux grandes entreprises et ETI qui souhaitent digitaliser et sécuriser leur gestion documentaire.
Comment Arkevia garantit-elle la confidentialité de mes documents ?
La sécurité repose sur un chiffrement AES 256 bits de bout en bout et une politique zéro connaissance qui empêche même les équipes techniques de Cegedim SRH d’accéder à vos fichiers. De plus, la plateforme dispose de multiples certifications dont la NF Z42-013 et la certification HDS.
Quelle est la durée de conservation des documents dans Arkevia ?
Les documents RH, notamment les bulletins de paie électroniques, sont conservés pendant une durée minimale de 50 ans conformément aux obligations légales, garantissant leur disponibilité tout au long de la vie professionnelle.
Puis-je accéder à mes documents même après avoir quitté mon entreprise ?
Oui, Arkevia permet un accès permanent aux documents, quel que soit le changement d’employeur. Votre espace personnel MyArkevia reste accessible à vie.
Que faire si je perds mon mot de passe d’accès ?
La réinitialisation du mot de passe se fait via le service RH de votre entreprise, car Arkevia ne gère pas directement cette procédure auprès des salariés finaux. Il est donc important de contacter votre employeur pour réactiver l’accès.
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